資深行政管理技能提升

第一講：行政統(tǒng)籌管理的定位
一、什么是行政？
二、行政的5大職能
三、行政管理工作的特點 — 協(xié)與調的藝術
四、重新認識行政管理工作內容
五、基層、中層、高層行政管理工作的重點
 
第二講：行政統(tǒng)籌綜合管理
一、辦公室管理制度的建立與推行
1.大型企業(yè)和中小型企業(yè)辦公室管理制度的區(qū)別
2.如何制定具體的管理制度：5大要素
案例：《固定資產管理制度》
二、辦公室環(huán)境管理
1.辦公環(huán)境要素：綠化、空氣、光線、安全、設備、聲音、色調
2.5S管理
互動：現(xiàn)場5S管理
3.辦公室布置原則：規(guī)范與美觀的平衡
案例：《這樣的辦公室，能做得更好些嗎？》
三、辦公文檔、辦公設施與日常用品的管理
1.不同文檔的具體管理方法：信件、文書、電子文檔、名片等
2.辦公設備和公共設施的日常管理
3.文具等辦公用品的采購和預算
4.固定資產管理
四、后勤崗位員工管理
難有亮點卻容易有紕漏的工作節(jié)點：前臺、車輛、食堂、保安、清潔、醫(yī)務、雜志
五、公共關系管理
1.如何與媒體共舞：自媒體、網絡媒體下的新變化
2.如何與政府溝通：八項規(guī)定和六項禁令后
3.面對突發(fā)公關事件的軟處理與硬處理
 
第三講：企業(yè)實用公文寫作
一、公文寫作概述
1.公文的類別和行文關系
2.公文寫作四大原則
3.公文寫作六大步驟
1）制定行動目標：主動目標與被動目標
2）決定正式程度：公文正式程度由什么來體現(xiàn)？
3）設定總體風格：公文的游說矩陣
4）選擇層次結構：連貫式、并列式、分析問題式等
5）列出大綱：提綱法和輻射法
6）撰寫初稿
4.公文寫作的規(guī)范：格式、時間、空間、職務、數(shù)字、層次及計量單位等
案例：《常見錯誤解析》
二、企業(yè)常用公文的寫作
8類不同公文的性質和作用
1）通知：《國務院通知》
2）請示與報告：相同與不同之處
3）批復：具體的答復意見
4）函：邀請函、感謝函、復函等
5）會議紀要：詳細與摘要式記錄
6）工作總結：《外商協(xié)會工作總結》的巧妙之處
7）工作計劃：目標的重要性
8）演講稿：開頭、主體和結尾
 
第四講：有效的會議/活動管理
一、導致會議低效的原因
1.企業(yè)會議常見的問題：參而不議，議而不決，決而不行，行而無果
2.原因如下：認識不到，重視不夠，準備不足，組織不好，技巧不佳，落實不力
二、高效會議前的準備工作
1.是否需要開會？
案例：生產車間著火了要開什么會？
2.準備工作的重要性
1）會議準備的5W1H
2）會議準備內容核對單
3）會場布置的準備
4）主持人的4個準備工作
三、成功會議中的五大策略
1.如何做開場白
情景模擬：主持人的開場白
2.如何分配發(fā)言時間
3.如何掌握議事進度
4.如何達成會議決策
1）彼德·德魯克決策法
2）4種群體決策：權威、少數(shù)服從多數(shù)、共識、無異議
3）4種團隊決策法
案例分析：《工藝重組的討論會》
5.如何圓滿結束會議
四、如何成為優(yōu)秀的會議主持人
1.把控好會議的三個階段
1）開始階段 – 熱身
2）進行階段 – 熱炒
3）收尾階段 – 熱心
2.如何應對會議中發(fā)生的意外
五、會議記錄與會后跟進
1.會議記錄者的功能和勝任條件
2.對會議記錄的建議和歸檔
3.如何進行會后跟進
4.自我評定
5.如何提高下次會議質量
 
第五講：時間管理與行政管理
測試：你對時間的掌控程度
一、如何理解時間？
二、時間的四大特性
三、4代時間管理理論
四、時間管理的本質是—自我管理！
五、時間殺手在哪里
案例：《任經理為什么時間不夠用？》
六、時間管理的原則
1.帕累托原則（80.20法則）
2.優(yōu)先矩陣原則
3.優(yōu)先矩陣的陷阱與時間分配
七、行政管理中，對效益而言，效能、效率和勤懇哪個更重要？
1.關注效能，要事第一
2.關注效率，一次做對
3.關注勤懇，目標牽引
八、時間管理的具體實施
1.設定事項清單（設定目標）
2.排定優(yōu)先順序（來源于長期目標！）
3.時間安排（再次設定完成期限）
4.具體實施（提高效率）
5.效果檢視（每晚回顧）
練習：下周的行政工作安排
 
第六講：行政工作中的溝通技巧
一、DISC溝通風格及其優(yōu)勢和局限
診斷測試：我是哪種溝通風格？
1.DISC之D型：駕馭型/老虎型
2.DISC之I型：表達型/孔雀型
3.DISC之S型：親和型/考拉型
4.DISC之C型：分析型/貓頭鷹型
案例：《在期限內發(fā)送重要文件》
二、分析及總結四種風格溝通策略
小組討論：如何與不同風格的人溝通
 
第七講：情緒與壓力管理
一、如何處理工作上的負面情緒
1.憤怒管理的秘訣
2.如何管理壓力
二、遇到挫折，如何自我激勵
1.如何建立樂觀思維
情景練習：樂觀三部曲
2.心情愉快的行政人員帶來高效團隊業(yè)績

中華企管培訓網特聘講師
職業(yè)素養(yǎng)提升專家 
行政管理訓練專家
福建省禮儀協(xié)會理事
廈門人才中心特約講師
中國女性形象工程特邀禮儀專家
廈門海峽導報《商務禮儀》專欄作者
15年知名跨國企業(yè)員工管理與培訓經驗
廈門大學外文系英語專業(yè)學士（能雙語授課）
曾任：柯達(中國) 行政主任、采購經理、內訓講師、總經理秘書
曾任：林德(中國) 總裁辦公室主任、資深講師 ，獲“最佳講師”稱號
長期擔任廈門人才中心、廈門大學、安踏集團、中外運集團多家院校及企業(yè)特聘講師
王曉瓏老師曾先后就職于柯達、林德等知名跨國公司，分別擔任總經辦主任、亞太區(qū)總裁助理及內訓講師等職務，精通大型會議、活動策劃及組織工作；掌握如何與政府、媒體及社會團體保持良好互動，熟悉行政管理制度和程序，熟悉保安、食堂、運輸?shù)刃姓聞铡?strong>王老師將15年資深的行政管理體驗與高端商務實踐相融合，獨自開發(fā)《資深行政文秘綜合能力提升訓練》、《客戶經理職業(yè)形象與商務禮儀訓練》等一系列課程，能單獨進行英語授課，專注于職業(yè)素養(yǎng)、商務禮儀、會議管理、辦公室管理等方面培訓，在外累計培訓場次達150多場，課程滿意度高達95%以上，累計培訓過4000余名企業(yè)員工。
 
實戰(zhàn)經驗：
2000年—2006年，柯達(廈門)有限公司歷任行政主任、采購經理、內訓講師、總經理秘書
王老師通過參觀訪問、采訪、公開演講、信息發(fā)布、贊助及捐贈等方式建立和保持公司與相關政府部門及社會團體的良好關系，執(zhí)行“一、二廠合并”，充分利用現(xiàn)有設備資產，避免投資浪費, 負責包裝材料的計劃和采購、尋找資產、零配件、設備和非生產性物料的供應商并進行談判和采購，執(zhí)行公司商品采購策略，與供應商研究降低成本的機會，同時擔任SAP采購模塊升級的小組領導, 組織測試和相關培訓。后調往總經辦，負責“新產品注冊”等項目中的外事工作，組織和協(xié)調如開幕典禮,周年慶典、員工大會等大型公司活動，并負責企業(yè)員工服務禮儀培訓并指導她們的職業(yè)素養(yǎng)能力培養(yǎng)與提升訓練，提供新員工入職、物流采購、企業(yè)文化、群策群力、商務禮儀等培訓。
 
2006年—2013年，林德(中國)叉車有限公司任總裁辦公室主任/資深講師。
制定和規(guī)范企業(yè)行政管理制度和流程，同時協(xié)調總裁與股東、德國總部、廈門總部各部門、林德中國各大區(qū)、林德香港、林德新加坡以及與公司外部的聯(lián)絡，使企業(yè)與政府、媒體及社會團體建立和保持良好的互動及合作關系。策劃和組織廈門外商協(xié)會會員活動，并擔任企業(yè)資深講師，為“企業(yè)文化復興和推進”、“群策群力”等活動提供培訓和督導，同時負責企業(yè)培訓計劃開展與實施，在職期間，為林德培訓過2000余名新老員工，受企業(yè)高層贊賞，并獲得“最佳講師”稱號。同時兼職外部培訓師，服務于廈門市人才中心及各培訓機構，為企業(yè)提供培訓、輔導和咨詢等服務。培訓內容有高級秘書助理技能訓練營、商務禮儀與職業(yè)形象、行政工作統(tǒng)籌管理、職業(yè)心態(tài)與職業(yè)素養(yǎng)、商務公文寫作、高效會議管理等，在外累計培訓場次達150多場，深受學員好評。

授課風格：
王老師授課注重互動、體驗、角色扮演、實例操作，讓學員在練中學，學中練，避免“學而不用，聽了就忘”。在海量案例中，揭示員工職業(yè)素養(yǎng)提升的誤區(qū)與禁忌，塑造企業(yè)專業(yè)形象。結合企業(yè)的現(xiàn)狀，對企業(yè)現(xiàn)有商務禮儀、接待及大型會議提出建設性、實操性反饋，推動商務禮儀日?；蜆藴驶?。
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