高級文秘、行政助理綜合技能實戰(zhàn)培訓

第一部分  職業(yè)素養(yǎng)篇
一、秘書/行政助理職業(yè)特性與素質要求
1、秘書/助理人員的自我角色定位
◇  初級秘書/助理：事務性文員
◇  中級秘書/助理：事務性文員＋協(xié)助管理
◇  高級秘書/助理：獨立管理＋事務處理
——視頻：為什么不提拔我？
——現(xiàn)場演示：“用什么方式說話，永遠比說什么更重要”
2、優(yōu)秀秘書/助理人員的勝任素質
◇  如何提升秘書/助理人員的素質
◇  優(yōu)秀秘書與一般秘書的差異
——案例分析：對待崗位的三種不同觀點的人，命運怎么就這么不一樣呢？
第一種人認為：初級秘書不就是端茶倒水，接聽電話，就是個“萬金油”角色；第二種認為吃年輕飯，混日子；第三種可是個有心人，知道腳下的路該怎么走，剖析她的成功路是怎么走的。

二、秘書/助理的職業(yè)生涯規(guī)劃
   1、什么是職業(yè)生涯規(guī)劃？
2、為何要進行個人職業(yè)生涯規(guī)劃？
◇  分析自我，確立人生的方向
◇  準確評價個人特點和強項，在秘書/助理的職業(yè)競爭中發(fā)揮個人優(yōu)勢
◇  看到秘書/助理職業(yè)發(fā)展規(guī)劃的前景，提供前進的動力
——小組討論：獲得員工成長與企業(yè)績效的雙贏
3、職業(yè)生涯規(guī)劃的簡單步驟
◇  掌握SWOT分析工具進行自我分析
◇  運用“5W提問”法進行自我分析
→ What I am? 我是什么樣的人？
→What I want? 我想要什么？
→What I can do? 我能做什么？
→What fit I most? 什么是最適合我？
→What I can choose？我能夠選擇什么？
——走進實戰(zhàn)： “我的命運我把握，我的前途我做主。”
運用SWOT分析工具認識自我

三、秘書/助理商務禮儀規(guī)范
 1、塑造良好的個人職場形象
        ◇  著裝的TOP原則
        ◇  “拒絕”著裝敗筆——著裝誤區(qū)
        ◇  恰當?shù)闹w語言 讓自己成為一個有素養(yǎng)的人
          ——案例：為什么不錄用我，我錯在哪呢？
2、基本商務禮儀
        ◇  辦公室禮儀
        ◇  接待禮儀
        ◇  電話禮儀與應對技巧
          ——現(xiàn)場演示：如何著裝讓我更優(yōu)雅和自信

四、辦公室5S管理
       ◇  5S的概念
       ◇  推行5S的重要性
◇  如何做好辦公室的整理、整頓、清潔、清掃工作
       ◇  長期有效地推動5S工作的注意事項和操作方法
——現(xiàn)場模擬：算一算人生有多少年在工作？良好的環(huán)境對我們有多重要，教會你5分鐘快速掌握5S技巧

第二部分  工作技能篇
一、時間管理及工作統(tǒng)籌技巧
◇  時間管理的誤區(qū)
       ◇  時間管理的原則
           √目標管理與80/20法則
           √緩急輕重的優(yōu)先管理
           √個人時間與領導工作時間計劃與安排
       ◇  時間管理小竅門
       ◇  辦公室接待與電話處理
       ◇ 上級的時間管理與安排
       ◇  自我情緒控制與壓力管理
◇ 上司出差日程管理與工作計劃
——小組討論：“你一天的工作是怎么安排的？”
我們每個人的生命就是通過時間來計算的。如果活到70歲，你擁有25500天。
每人每天都有24小時，1440分鐘，86400秒。人——倒計時，人的出生是偶然，
但死亡是必然，如何管理你好你的時間，讓自己活出精彩？

二、會務組織與管理
◇  成功組織會議的技巧
        ◇  組織階段的工作：
——會前準備
——會中協(xié)助
——會后整理
       ◇  會議座次安排的學問
           ——練習：小組討論：如何協(xié)助召開公司例會
        →  案例：如何應對會議中的“漏洞”？ 
三、信息、文檔管理與運用
 1、信息收集
◇  信息工作的六個基本要求和三個訣竅
◇  收集信息工作的三個訣竅
◇  信息的查實及傳遞
◇  信息的儲存與保密
2、文檔管理
◇  文檔分類及儲存的工作規(guī)范
◇  文檔查閱及分裝的工作規(guī)范
   ◇  文檔銷毀及保密的工作規(guī)范
——案例：李秘書的返工引起的深思

四、行政公文寫作技巧與處理實務
1、行政公文寫作的基本要求
2、行政公文的格式
3、常用行政公文寫作及公文格式要素范例
◇  通用公文：
→ 報告
                → 請示
                → 批復
                → 函
                → 決定
                → 公告
                → 通告
◇ 事務公文： 
→ 工作計劃
                → 工作總結
                → 會議紀要
◇ 禮儀文書：  
     → 請柬
                → 介紹信
→ 推薦信
——案例分享：請示/報告混為一體
撰寫初稿練習：通知/報告/總結三種具體文體的大綱如何寫

第三部分  統(tǒng)籌管理篇
一、 秘書/助理人際溝通與工作協(xié)調技巧
——游戲導入：通過“無聲語言”游戲深刻體會溝通的涵義，并導出溝通的意義所在。
1、成功溝通的秘訣
   ◇  學會聆聽：不輕易打斷對方的話
◇  怎樣反問：了解對方的需求
◇  如何肯定：肯定對方——微笑、點頭、是是是
◇  表明立場：拒絕的藝術
◇  提出解決方案：提出2-3個解決方案
——案例：如果是你該怎么說？
為想當然認為他的想法就是我的想法所付出的代價
2、有效溝通過程及環(huán)節(jié)
◇  信息發(fā)送、接收、反饋
◇  有效發(fā)送的技巧
 ——現(xiàn)場演示：溝而不通的后果給我們帶來的啟事
3、認識你的溝通對象
   ◇  與上級溝通的原則
◇  與各種性格的領導打交道技巧
◇  跨部門的溝通技巧
——游戲：究竟是誰的錯？

二、行政管理人員辦公室事務管理 
◇  后勤管理（前臺、車輛、食堂、清潔）
◇  辦公室設備管理（電話、傳真、復印機、電腦） 
◇  員工安全和保密工作 
◇  公共關系管理
全景案例：某公司年度大型慶典活動策劃始末
           ——案例：如何應對車輛管理的“漏洞”？ 

三、事物性項目性工作的組織管理
◇  事務工作有哪些
   ◇  學會列事務清單
◇  用項目計劃管理工作
——沙盤演練：如何設計大型接待計劃并實施

四、課程分享：我學到了什么？

深圳人資協(xié)會、地產協(xié)會、企業(yè)家協(xié)會特約企業(yè)培訓專家、深圳工會大學優(yōu)秀班組長課程特聘講師、廣東深圳職業(yè)訓練學院特約講師、深圳眾人行管理培訓簽約講師；廣州亞運會特約禮儀培訓講師；8年專職教師、2年咨詢顧問、10年企業(yè)管理經(jīng)驗。在10年企業(yè)高管崗位中，分別擔任人力資源總監(jiān)、行政人資副總兼企業(yè)客戶服務中心主任、物業(yè)公司總經(jīng)理、制造企業(yè)副總經(jīng)理等職務，擅長企業(yè)團隊建設、員工激勵、人力資源管理體系中的績效體系及薪酬體系、企業(yè)培訓體系、客服人員的培訓師隊伍建設，根據(jù)多年的授課經(jīng)驗，通過對企業(yè)員工及管理人員的不斷培訓、實踐、思考，尤其是與學員的互動，在探索中不斷完善和改進，逐步形成課堂上最吸引受訓人員的是其典型案例分析、互動研討感悟、精辟總結升華、實務操作練習相結合的培訓形式，使得有一定管理實踐經(jīng)驗的學員產生豁然開朗、耳目一新的感覺。培訓風格深入淺出、條理清晰、課堂氣氛輕松，實戰(zhàn)性強。敦平老師是一位深圳民企的優(yōu)秀高層管理者，在企業(yè)受大環(huán)境影響，許多企業(yè)遇到危機，敦平老師臨危授命企業(yè)高管，在企業(yè)資金短缺，市場份額減少的情況下，用切合企業(yè)實際的管理方式和科學的管理方法，幫助了多家民企度過難關，由于敦平老師有較強的企業(yè)操作實踐能力和較好的理論功底，課程案例真實、鮮活且有實用性，更加貼近企業(yè)實際，在課堂上將管理理念與實踐操作緊密結合，激情、極強的感染力，現(xiàn)場駕馭能力非常強，贏得學員們的認可。