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《高級秘書/助理和行政人員技能提高訓(xùn)練》
《高級秘書/助理和行政人員技能提高訓(xùn)練》內(nèi)訓(xùn)基本信息:
內(nèi)訓(xùn)課程大綱
《高級秘書/助理和行政人員技能提高訓(xùn)練》課程大綱
【課程背景】
在現(xiàn)代企業(yè)面臨的競爭日益激烈的今天，企業(yè)對行政管理水平要求也越來越高，同時對行政管理人員的專業(yè)素質(zhì)也提出更高的要求，行政管理人員沒有受過系統(tǒng)的專業(yè)知識和技能的訓(xùn)練，僅憑自我認知是無法站在全局的視野做好行政管理工作的。很多時候想為領(lǐng)導(dǎo)做得更多，卻總是因不懂領(lǐng)導(dǎo)被動地顧此失彼完成一些事務(wù)性的工作，很難“想領(lǐng)導(dǎo)所想，急領(lǐng)導(dǎo)所急”，成為領(lǐng)導(dǎo)不可或缺的得力助手。經(jīng)常聽到公司領(lǐng)導(dǎo)下屬抱怨行政管理工作不到位，而從事行政管理工作的人士，整天忙得暈頭轉(zhuǎn)向，卻只有苦勞沒有功勞，不知如何讓行政管理工作變得更有效率，更好地體現(xiàn)自己的職業(yè)價值。想快速提升自身的行政管理能力，又苦于沒有專項的培訓(xùn)課程。為此，我們特別為存在上述行政管理工作困擾的人士量身定做了本次課程，通過兩天的集中訓(xùn)練，全方位提升行政管理工作的認知水平，快速掌握提升行政管理工的各項能力的方法和技巧；
——新形勢下需要五星級的行政管理者，具備“調(diào)頻”能力，本課程將教您如何掌握“調(diào)頻”技巧，學(xué)習(xí)快速“懂”領(lǐng)導(dǎo)的方法，具備調(diào)整與領(lǐng)導(dǎo)一個“頻道”上進行溝通的能力，真正成為領(lǐng)導(dǎo)的得力干將。
【課程收益】
1.明確各級行政管理人員的職業(yè)發(fā)展方向。
2.崗位認知，職責明確。
3.明確行政管理工作必須掌握的各種專業(yè)知識。
4.學(xué)會奠定非領(lǐng)導(dǎo)的“領(lǐng)導(dǎo)“地位。
5.運用流程化管理技能提升行政管理工作水平 。
6.有效利用時間管理的工具，提高自身工作效率。
7.提升的商務(wù)公文寫作技巧，提高駕馭文字的能力。
8.學(xué)習(xí)掌握會議的組織策劃和高效主持會議技巧。
9.了解作為一個專業(yè)化的前臺行政人員所需具備的職業(yè)形象與商務(wù)接待的內(nèi)涵。
10.掌握溝通的基本步驟，學(xué)習(xí)溝通的基本方法，了解溝通的基本原則，以其提高人際溝通技巧。
11.學(xué)習(xí)如何從優(yōu)秀到卓越的方法，成為五星級秘書/助理的的能力及方法。
【授課對象】 企業(yè)各級行政管理人員、各級助理和秘書、辦公室主任、前臺人員等
【授課時間】 2天/12課時
【授課方式】 內(nèi)容講述、案例分析、游戲互動、討論點評、情景演練
【授課內(nèi)容】
第一部分：職業(yè)素養(yǎng)篇
一、秘書/助理的職業(yè)特性與素質(zhì)要求
1. 準確自我定位
初級：事務(wù)性文員 中級：事務(wù)性文員＋協(xié)助管理 高級：獨立管理＋事務(wù)處理
★ 視頻：為什么不提拔我？
★ 現(xiàn)場演示：“用什么方式說話，永遠比說什么更重要”
2. 優(yōu)秀人員的勝任素質(zhì)
如何提升秘書/助理/前臺人員的素質(zhì) 優(yōu)秀與一般的差異——修煉良好心態(tài)
★ 案例分析：對待崗位的三種不同觀點的人，命運怎么就這么不一樣呢？
如何理解五星級的秘書/助理——從優(yōu)秀到卓越
★ 案例：老板眼中的五星級秘書/助理
二、秘書/助理職業(yè)生涯規(guī)劃
1. 什么是職業(yè)生涯規(guī)劃？
2. 為何要進行個人職業(yè)生涯規(guī)劃？
分析自我，確立人生的方向
準確評價個人特點和強項，在秘書/助理的職業(yè)競爭中發(fā)揮個人優(yōu)勢
看到秘書/助理/前臺人員職業(yè)發(fā)展規(guī)劃的前景，提供前進的動力
★ 小組討論：獲得員工成長與企業(yè)績效的雙贏
3. 職業(yè)生涯規(guī)劃的簡單步驟
掌握SWOT分析工具進行自我分析
運用“5W提問”法進行自我分析
→ What I am? 我是什么樣的人？
→What I want? 我想要什么？
→What I can do? 我能做什么？
→What fit I most? 什么是最適合我？
→What I can choose？我能夠選擇什么？
★ 走進實戰(zhàn)：“我的命運我把握，我的前途我做主。”
運用SWOT分析工具認識自我
你知道您是幾號性格的人嗎？你不能再困惑了，結(jié)束一直“茫、盲、忙”的狀態(tài)
——建議尋找通過20%的努力就能到達80%的效果的領(lǐng)域發(fā)展
★ 視頻：同樣的事情為什么我就做不好？
三、秘書/助理職場禮儀規(guī)范
1. 塑造良好的個人職場形象
著裝的TOP原則 “拒絕”著裝敗筆——著裝誤區(qū)
恰當?shù)闹w語言 讓自己成為一個有素養(yǎng)的人
★ 案例：為什么不錄用我，我錯在哪呢？
2.行政人員不同崗位的職業(yè)形象要求
女行政人員的形象要求 男行政人員的形象要求
3. 基本職場禮儀
辦公室禮儀
——形體儀態(tài)的訓(xùn)練
【1】站姿—體態(tài)美的起點 【2】 坐姿—高雅儀態(tài)的展示
【3】 走姿—動態(tài)美的展示 【4】表情—內(nèi)心世界的窗口：目光、笑容
4.電話禮儀與應(yīng)對技巧
★ 現(xiàn)場演示：如何著裝讓我更優(yōu)雅和自信
接待禮儀
【1】有約接待 【2】無約接待
5.宴請禮儀
【1】中餐宴請禮儀 【2】西餐宴請禮儀
現(xiàn)場演示：1、你知道如何點菜嗎？
2、 你知道接待中的酒文化？
第二部分：工作技能篇
一、時間管理及工作統(tǒng)籌技巧
1. 時間管理的誤區(qū)
2. 時間管理的原則
√ 目標管理與80/20法則 √ 緩急輕重的優(yōu)先管理
√ 個人時間與領(lǐng)導(dǎo)工作時間計劃與安排
3. 時間管理小竅門
4. 辦公室接待與電話處理
◇ 上級的時間管理與安排
5. 自我情緒控制與壓力管理
◇ 上司出差日程管理與工作計劃
★ 案例：如何管理上司的時間——幫領(lǐng)導(dǎo)做計劃的技巧
★ 小組討論：“你一天的工作是怎么安排的？”
如何管理你好你的時間，讓自己活出精彩？
★ 案例：從種樹任務(wù)分析您解決問題的思路
——做正確的事，不僅是把事做對
大家認為是否能在3年時間內(nèi)，獲得15年的工作經(jīng)驗？
——其實是可能的，老師親身經(jīng)歷和大家分享時間管理的秘訣
二、會務(wù)組織與管理
1.成功組織會議的技巧
2.組織階段的工作：
√ 會前準備 √ 會中協(xié)助 √ 會后整理
3.會議座次安排的學(xué)問
★ 練習(xí)：小組討論：如何協(xié)助召開公司例會 ★ 案例：如何應(yīng)對會議中的“漏洞”？
★ 現(xiàn)場模擬：會議記錄及紀要訓(xùn)練 ★ 案例：李秘書的返工引起的深思
三、行政公文寫作技巧與處理實務(wù)
1.行政公文寫作的基本要求 2.行政公文的格式
3.常用行政公文寫作及公文格式要素范例
通用公文：
→ 報告 → 請示 → 批復(fù)
→ 函 → 決定 → 公告
→ 通告
事務(wù)公文：
→ 工作計劃 → 工作總結(jié) → 會議紀要
禮儀文書：
→ 請柬 → 介紹信 → 推薦信
重點演練：通知、請示、會議紀要
★ 案例分享：請示/報告混為一體
現(xiàn)場研討：領(lǐng)導(dǎo)公文文種混淆（關(guān)于……請示報告）
第三部分：統(tǒng)籌管理篇
一、秘書/助理人際溝通與工作協(xié)調(diào)技巧
★ 游戲?qū)耄和ㄟ^“無聲語言”游戲深刻體會溝通的涵義，并導(dǎo)出溝通的意義所在。
1.成功溝通的秘訣
學(xué)會聆聽：不輕易打斷對方的話 怎樣反問：了解對方的需求
如何肯定：肯定對方——微笑、點頭、是是是 表明立場：拒絕的藝術(shù)
提出解決方案：提出2-3個解決方案
★ 案例：如果是你該怎么說？
——為想當然認為他的想法就是我的想法所付出的代價
2.有效溝通過程及環(huán)節(jié)
信息發(fā)送、接收、反饋 有效發(fā)送的技巧
★ 現(xiàn)場演示：溝而不通的后果給我們帶來的啟事
3.認識你的溝通對象
與上級溝通的原則 與各種性格的領(lǐng)導(dǎo)打交道技巧
跨部門的溝通技巧 與客戶溝通
課程結(jié)束分享：我學(xué)到了什么？
【課程背景】
在現(xiàn)代企業(yè)面臨的競爭日益激烈的今天，企業(yè)對行政管理水平要求也越來越高，同時對行政管理人員的專業(yè)素質(zhì)也提出更高的要求，行政管理人員沒有受過系統(tǒng)的專業(yè)知識和技能的訓(xùn)練，僅憑自我認知是無法站在全局的視野做好行政管理工作的。很多時候想為領(lǐng)導(dǎo)做得更多，卻總是因不懂領(lǐng)導(dǎo)被動地顧此失彼完成一些事務(wù)性的工作，很難“想領(lǐng)導(dǎo)所想，急領(lǐng)導(dǎo)所急”，成為領(lǐng)導(dǎo)不可或缺的得力助手。經(jīng)常聽到公司領(lǐng)導(dǎo)下屬抱怨行政管理工作不到位，而從事行政管理工作的人士，整天忙得暈頭轉(zhuǎn)向，卻只有苦勞沒有功勞，不知如何讓行政管理工作變得更有效率，更好地體現(xiàn)自己的職業(yè)價值。想快速提升自身的行政管理能力，又苦于沒有專項的培訓(xùn)課程。為此，我們特別為存在上述行政管理工作困擾的人士量身定做了本次課程，通過兩天的集中訓(xùn)練，全方位提升行政管理工作的認知水平，快速掌握提升行政管理工的各項能力的方法和技巧；
——新形勢下需要五星級的行政管理者，具備“調(diào)頻”能力，本課程將教您如何掌握“調(diào)頻”技巧，學(xué)習(xí)快速“懂”領(lǐng)導(dǎo)的方法，具備調(diào)整與領(lǐng)導(dǎo)一個“頻道”上進行溝通的能力，真正成為領(lǐng)導(dǎo)的得力干將。
【課程收益】
1.明確各級行政管理人員的職業(yè)發(fā)展方向。
2.崗位認知，職責明確。
3.明確行政管理工作必須掌握的各種專業(yè)知識。
4.學(xué)會奠定非領(lǐng)導(dǎo)的“領(lǐng)導(dǎo)“地位。
5.運用流程化管理技能提升行政管理工作水平 。
6.有效利用時間管理的工具，提高自身工作效率。
7.提升的商務(wù)公文寫作技巧，提高駕馭文字的能力。
8.學(xué)習(xí)掌握會議的組織策劃和高效主持會議技巧。
9.了解作為一個專業(yè)化的前臺行政人員所需具備的職業(yè)形象與商務(wù)接待的內(nèi)涵。
10.掌握溝通的基本步驟，學(xué)習(xí)溝通的基本方法，了解溝通的基本原則，以其提高人際溝通技巧。
11.學(xué)習(xí)如何從優(yōu)秀到卓越的方法，成為五星級秘書/助理的的能力及方法。
【授課對象】 企業(yè)各級行政管理人員、各級助理和秘書、辦公室主任、前臺人員等
【授課時間】 2天/12課時
【授課方式】 內(nèi)容講述、案例分析、游戲互動、討論點評、情景演練
【授課內(nèi)容】
第一部分：職業(yè)素養(yǎng)篇
一、秘書/助理的職業(yè)特性與素質(zhì)要求
1. 準確自我定位
初級：事務(wù)性文員 中級：事務(wù)性文員＋協(xié)助管理 高級：獨立管理＋事務(wù)處理
★ 視頻：為什么不提拔我？
★ 現(xiàn)場演示：“用什么方式說話，永遠比說什么更重要”
2. 優(yōu)秀人員的勝任素質(zhì)
如何提升秘書/助理/前臺人員的素質(zhì) 優(yōu)秀與一般的差異——修煉良好心態(tài)
★ 案例分析：對待崗位的三種不同觀點的人，命運怎么就這么不一樣呢？
如何理解五星級的秘書/助理——從優(yōu)秀到卓越
★ 案例：老板眼中的五星級秘書/助理
二、秘書/助理職業(yè)生涯規(guī)劃
1. 什么是職業(yè)生涯規(guī)劃？
2. 為何要進行個人職業(yè)生涯規(guī)劃？
分析自我，確立人生的方向
準確評價個人特點和強項，在秘書/助理的職業(yè)競爭中發(fā)揮個人優(yōu)勢
看到秘書/助理/前臺人員職業(yè)發(fā)展規(guī)劃的前景，提供前進的動力
★ 小組討論：獲得員工成長與企業(yè)績效的雙贏
3. 職業(yè)生涯規(guī)劃的簡單步驟
掌握SWOT分析工具進行自我分析
運用“5W提問”法進行自我分析
→ What I am? 我是什么樣的人？
→What I want? 我想要什么？
→What I can do? 我能做什么？
→What fit I most? 什么是最適合我？
→What I can choose？我能夠選擇什么？
★ 走進實戰(zhàn)：“我的命運我把握，我的前途我做主。”
運用SWOT分析工具認識自我
你知道您是幾號性格的人嗎？你不能再困惑了，結(jié)束一直“茫、盲、忙”的狀態(tài)
——建議尋找通過20%的努力就能到達80%的效果的領(lǐng)域發(fā)展
★ 視頻：同樣的事情為什么我就做不好？
三、秘書/助理職場禮儀規(guī)范
1. 塑造良好的個人職場形象
著裝的TOP原則 “拒絕”著裝敗筆——著裝誤區(qū)
恰當?shù)闹w語言 讓自己成為一個有素養(yǎng)的人
★ 案例：為什么不錄用我，我錯在哪呢？
2.行政人員不同崗位的職業(yè)形象要求
女行政人員的形象要求 男行政人員的形象要求
3. 基本職場禮儀
辦公室禮儀
——形體儀態(tài)的訓(xùn)練
【1】站姿—體態(tài)美的起點 【2】 坐姿—高雅儀態(tài)的展示
【3】 走姿—動態(tài)美的展示 【4】表情—內(nèi)心世界的窗口：目光、笑容
4.電話禮儀與應(yīng)對技巧
★ 現(xiàn)場演示：如何著裝讓我更優(yōu)雅和自信
接待禮儀
【1】有約接待 【2】無約接待
5.宴請禮儀
【1】中餐宴請禮儀 【2】西餐宴請禮儀
現(xiàn)場演示：1、你知道如何點菜嗎？
2、 你知道接待中的酒文化？
第二部分：工作技能篇
一、時間管理及工作統(tǒng)籌技巧
1. 時間管理的誤區(qū)
2. 時間管理的原則
√ 目標管理與80/20法則 √ 緩急輕重的優(yōu)先管理
√ 個人時間與領(lǐng)導(dǎo)工作時間計劃與安排
3. 時間管理小竅門
4. 辦公室接待與電話處理
◇ 上級的時間管理與安排
5. 自我情緒控制與壓力管理
◇ 上司出差日程管理與工作計劃
★ 案例：如何管理上司的時間——幫領(lǐng)導(dǎo)做計劃的技巧
★ 小組討論：“你一天的工作是怎么安排的？”
如何管理你好你的時間，讓自己活出精彩？
★ 案例：從種樹任務(wù)分析您解決問題的思路
——做正確的事，不僅是把事做對
大家認為是否能在3年時間內(nèi)，獲得15年的工作經(jīng)驗？
——其實是可能的，老師親身經(jīng)歷和大家分享時間管理的秘訣
二、會務(wù)組織與管理
1.成功組織會議的技巧
2.組織階段的工作：
√ 會前準備 √ 會中協(xié)助 √ 會后整理
3.會議座次安排的學(xué)問
★ 練習(xí)：小組討論：如何協(xié)助召開公司例會 ★ 案例：如何應(yīng)對會議中的“漏洞”？
★ 現(xiàn)場模擬：會議記錄及紀要訓(xùn)練 ★ 案例：李秘書的返工引起的深思
三、行政公文寫作技巧與處理實務(wù)
1.行政公文寫作的基本要求 2.行政公文的格式
3.常用行政公文寫作及公文格式要素范例
通用公文：
→ 報告 → 請示 → 批復(fù)
→ 函 → 決定 → 公告
→ 通告
事務(wù)公文：
→ 工作計劃 → 工作總結(jié) → 會議紀要
禮儀文書：
→ 請柬 → 介紹信 → 推薦信
重點演練：通知、請示、會議紀要
★ 案例分享：請示/報告混為一體
現(xiàn)場研討：領(lǐng)導(dǎo)公文文種混淆（關(guān)于……請示報告）
第三部分：統(tǒng)籌管理篇
一、秘書/助理人際溝通與工作協(xié)調(diào)技巧
★ 游戲?qū)耄和ㄟ^“無聲語言”游戲深刻體會溝通的涵義，并導(dǎo)出溝通的意義所在。
1.成功溝通的秘訣
學(xué)會聆聽：不輕易打斷對方的話 怎樣反問：了解對方的需求
如何肯定：肯定對方——微笑、點頭、是是是 表明立場：拒絕的藝術(shù)
提出解決方案：提出2-3個解決方案
★ 案例：如果是你該怎么說？
——為想當然認為他的想法就是我的想法所付出的代價
2.有效溝通過程及環(huán)節(jié)
信息發(fā)送、接收、反饋 有效發(fā)送的技巧
★ 現(xiàn)場演示：溝而不通的后果給我們帶來的啟事
3.認識你的溝通對象
與上級溝通的原則 與各種性格的領(lǐng)導(dǎo)打交道技巧
跨部門的溝通技巧 與客戶溝通
課程結(jié)束分享：我學(xué)到了什么？
講師 金迎 介紹
中華企管培訓(xùn)網(wǎng)特聘講師
商務(wù)禮儀專家
職業(yè)素養(yǎng)專家
國家高級禮儀培訓(xùn)師
陜西培訓(xùn)師聯(lián)合會副會長
西安交通大學(xué)繼續(xù)教育學(xué)院EMBA班客座禮儀導(dǎo)師
陜西現(xiàn)代民營企業(yè)經(jīng)濟研究院國學(xué)班客座禮儀導(dǎo)師
2008年陜西禮儀培訓(xùn)師技術(shù)鑒定比武大賽獲得第二名
2012年獲得陜西十強禮儀培訓(xùn)導(dǎo)師稱號
2013年服務(wù)過的企事業(yè)單位超過100家，培訓(xùn)人數(shù)超過1萬人
2014年簽約上海啟能企業(yè)培訓(xùn)管理公司、香港大術(shù)培訓(xùn)機構(gòu)、西安環(huán)球禮儀、西安時代光華潤澤學(xué)院、北京易知行、西安交通大學(xué)等十多家培訓(xùn)機構(gòu)特約講師
長期在國企從事經(jīng)營管理、員工培訓(xùn)等工作，12年的企業(yè)管理及培訓(xùn)經(jīng)驗
針對電力行業(yè)、銀行業(yè)、通訊、電力、保險金融業(yè)、零售行業(yè)等行業(yè)培訓(xùn)
進行過數(shù)百場培訓(xùn)，培訓(xùn)人數(shù)萬余人
課程特色：
親和力強 互動性強
實戰(zhàn)實操 實用落地
通俗易懂 切合實際
印象深刻 解決問題
課程形式：
案例分析 模擬演練 游戲開場 課程示范
理論講解 短片播放 故事分享 互動點評
研究領(lǐng)域：
中華傳統(tǒng)禮儀與西方禮儀的差異；商務(wù)禮儀在企業(yè)中的運用；人際關(guān)系與禮儀
授課風格：
以實操為主，整場培訓(xùn)s運用3+7法則，30%時間運用于講授，70%時間運用于互動與實操。
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