高效的電子郵件溝通

第一講：電子郵件溝通概述
一、電郵溝通的重要性
二、電郵溝通的功能
三、電郵溝通的原則
測試：何時該發(fā)送電子郵件？
四、電郵是企業(yè)公文！
準確、簡潔、莊重、規(guī)范
 
第二講：電子郵件的格式
一、發(fā)送對象
1.慎重選擇收件人、抄送人、密送人
2.群發(fā)郵件
案例分析：《給公司群組的郵件》
3.回復(fù)與全部回復(fù)
二、標題
1.標題的重要性
2.標題的作用—簡明扼要概況郵件內(nèi)容
3.標題的規(guī)范
案例分析：《恰當和不恰當?shù)臉祟}》
4.標題需要更新
三、內(nèi)容
1.KISS原則
2.5W2H原則
3.主題明確
4.列點說明
5.明確對方的行為和時限
6.郵件的體積
7.附件的格式
案例分析：《公司內(nèi)部的項目溝通郵件》
四、簽名欄
1. 設(shè)置不同用途的簽名欄
2. 必備的信息
3. 專業(yè)與安全性
案例分析：《對外郵件的簽名欄》
 
第三講：電子郵件的溝通禮儀
一、準確的拼寫與語法
二、謙恭有禮
1. 稱呼
2. 語氣
3. 常用禮貌用語
案例分析：《暴力郵件》
三、選擇標識：緊急、參考及其它
四、“自動回復(fù)”和“離開辦公室”的設(shè)置
 
第四講：撰寫電子郵件的技巧
一、設(shè)定邏輯—金字塔原理
案例分析：《給雪莉的郵件》
1. 從結(jié)論說起
2. 構(gòu)建金字塔
3. 自下而上法和自上而下法
二、正式撰寫的六大步驟
1. 制定行動目標：主動目標與被動目標
2. 決定正式程度：電郵正式程度由什么來體現(xiàn)？
3. 設(shè)定總體風(fēng)格：游說矩陣
4. 選擇層次結(jié)構(gòu)：連貫式、并列式、分析問題式等
5. 列出大綱：提綱法和輻射法
6. 撰寫初稿
三、電子郵件的反饋與確認
案例分析：《生氣時的回復(fù)》
 
第五講：中英文電子郵件賞析
一、中文電郵：內(nèi)部和對外的郵件
二、英文電郵：常用電郵詞句
三、常見電郵錯誤糾正：太隨意、太模糊、太冗長等
練習(xí)：不同類型的電郵寫作
 
最后：結(jié)束語
一、分享與回顧
二、行動計劃

中華企管培訓(xùn)網(wǎng)特聘講師
職業(yè)素養(yǎng)提升專家 
行政管理訓(xùn)練專家
福建省禮儀協(xié)會理事
廈門人才中心特約講師
中國女性形象工程特邀禮儀專家
廈門海峽導(dǎo)報《商務(wù)禮儀》專欄作者
15年知名跨國企業(yè)員工管理與培訓(xùn)經(jīng)驗
廈門大學(xué)外文系英語專業(yè)學(xué)士（能雙語授課）
曾任：柯達(中國) 行政主任、采購經(jīng)理、內(nèi)訓(xùn)講師、總經(jīng)理秘書
曾任：林德(中國) 總裁辦公室主任、資深講師 ，獲“最佳講師”稱號
長期擔(dān)任廈門人才中心、廈門大學(xué)、安踏集團、中外運集團多家院校及企業(yè)特聘講師
王曉瓏老師曾先后就職于柯達、林德等知名跨國公司，分別擔(dān)任總經(jīng)辦主任、亞太區(qū)總裁助理及內(nèi)訓(xùn)講師等職務(wù)，精通大型會議、活動策劃及組織工作；掌握如何與政府、媒體及社會團體保持良好互動，熟悉行政管理制度和程序，熟悉保安、食堂、運輸?shù)刃姓聞?wù)。王老師將15年資深的行政管理體驗與高端商務(wù)實踐相融合，獨自開發(fā)《資深行政文秘綜合能力提升訓(xùn)練》、《客戶經(jīng)理職業(yè)形象與商務(wù)禮儀訓(xùn)練》等一系列課程，能單獨進行英語授課，專注于職業(yè)素養(yǎng)、商務(wù)禮儀、會議管理、辦公室管理等方面培訓(xùn)，在外累計培訓(xùn)場次達150多場，課程滿意度高達95%以上，累計培訓(xùn)過4000余名企業(yè)員工。
 
實戰(zhàn)經(jīng)驗：
2000年—2006年，柯達(廈門)有限公司歷任行政主任、采購經(jīng)理、內(nèi)訓(xùn)講師、總經(jīng)理秘書
王老師通過參觀訪問、采訪、公開演講、信息發(fā)布、贊助及捐贈等方式建立和保持公司與相關(guān)政府部門及社會團體的良好關(guān)系，執(zhí)行“一、二廠合并”，充分利用現(xiàn)有設(shè)備資產(chǎn)，避免投資浪費, 負責(zé)包裝材料的計劃和采購、尋找資產(chǎn)、零配件、設(shè)備和非生產(chǎn)性物料的供應(yīng)商并進行談判和采購，執(zhí)行公司商品采購策略，與供應(yīng)商研究降低成本的機會，同時擔(dān)任SAP采購模塊升級的小組領(lǐng)導(dǎo), 組織測試和相關(guān)培訓(xùn)。后調(diào)往總經(jīng)辦，負責(zé)“新產(chǎn)品注冊”等項目中的外事工作，組織和協(xié)調(diào)如開幕典禮,周年慶典、員工大會等大型公司活動，并負責(zé)企業(yè)員工服務(wù)禮儀培訓(xùn)并指導(dǎo)她們的職業(yè)素養(yǎng)能力培養(yǎng)與提升訓(xùn)練，提供新員工入職、物流采購、企業(yè)文化、群策群力、商務(wù)禮儀等培訓(xùn)。
 
2006年—2013年，林德(中國)叉車有限公司任總裁辦公室主任/資深講師。
制定和規(guī)范企業(yè)行政管理制度和流程，同時協(xié)調(diào)總裁與股東、德國總部、廈門總部各部門、林德中國各大區(qū)、林德香港、林德新加坡以及與公司外部的聯(lián)絡(luò)，使企業(yè)與政府、媒體及社會團體建立和保持良好的互動及合作關(guān)系。策劃和組織廈門外商協(xié)會會員活動，并擔(dān)任企業(yè)資深講師，為“企業(yè)文化復(fù)興和推進”、“群策群力”等活動提供培訓(xùn)和督導(dǎo)，同時負責(zé)企業(yè)培訓(xùn)計劃開展與實施，在職期間，為林德培訓(xùn)過2000余名新老員工，受企業(yè)高層贊賞，并獲得“最佳講師”稱號。同時兼職外部培訓(xùn)師，服務(wù)于廈門市人才中心及各培訓(xùn)機構(gòu)，為企業(yè)提供培訓(xùn)、輔導(dǎo)和咨詢等服務(wù)。培訓(xùn)內(nèi)容有高級秘書助理技能訓(xùn)練營、商務(wù)禮儀與職業(yè)形象、行政工作統(tǒng)籌管理、職業(yè)心態(tài)與職業(yè)素養(yǎng)、商務(wù)公文寫作、高效會議管理等，在外累計培訓(xùn)場次達150多場，深受學(xué)員好評。

授課風(fēng)格：
王老師授課注重互動、體驗、角色扮演、實例操作，讓學(xué)員在練中學(xué)，學(xué)中練，避免“學(xué)而不用，聽了就忘”。在海量案例中，揭示員工職業(yè)素養(yǎng)提升的誤區(qū)與禁忌，塑造企業(yè)專業(yè)形象。結(jié)合企業(yè)的現(xiàn)狀，對企業(yè)現(xiàn)有商務(wù)禮儀、接待及大型會議提出建設(shè)性、實操性反饋，推動商務(wù)禮儀日?；蜆藴驶?。
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