《關鍵點的工作任務分解和溝通反饋技巧》

關鍵點的工作任務分解和溝通反饋技巧

講師：趙陽

課 程 綱 要

【課程名稱】  《關鍵點的工作任務分解和溝通反饋技巧》

工作的本質就是完成工作任務，把企業(yè)或領導的需求變成結果。但在實際工作中，工作任務往往得不到很好的落實，從執(zhí)行過程的角度來說，究其原因，歸納總結起來就是兩個核心問題，一個是沒分清、一個是沒說清。沒分清就是沒有進行明確的工作任務分解；沒說清就是沒有進行清晰的溝通反饋說明。

      本課程專門針對以上問題點，對目標、計劃、實施、控制、復盤等工作任務執(zhí)行的重點環(huán)節(jié)，進行了系統(tǒng)梳理和總結，并結合各環(huán)節(jié)中各種溝通場景，通過案例給出具體方法、技巧、工具，從執(zhí)行者和管理者兩個視角，幫助學員快速提升工作任務分解的能力和溝通反饋的技巧。

【課程收益】

ü  掌握如何根據(jù)需求設定具體目標并通過溝通進行目標對齊

ü  掌握如何根據(jù)目標制定結構化計劃

ü  掌握如何根據(jù)計劃實施工作內容

ü  掌握如何在實施過程中進行控制并進行反饋

ü  掌握如何在完成工作任務后進行復盤并進行總結呈現(xiàn)

【課程對象】  管理培訓生

【授課方式】  理論講解+團隊PK+案例分析+小組討論+現(xiàn)場演練

【課程時長】  1天，6小時/天

【課程大綱】

第一部分：工作目標分解與溝通對齊

一、 目標與需求的關系

l 目標是基于需求的具體描述l 目標不清造成的行為偏差

2 案例：工作干不到點上的小張

l 確認領導需求的溝通四步法

2 案例：接到領導需求時“啰嗦”的小趙

?  重復一遍領導的需求

?  確認需求的背景目的

?  明確實施的聯(lián)絡機制

?  提出自己的建議需求

l 設定目標的SMART刀法

?  Specific具體的：一刀砍掉模棱兩可

?  Measurable可衡量的：一刀砍掉標準爭議

?  Attainable可實現(xiàn)的：一刀砍掉不切實際

?  Relevant相關的：一刀砍掉無關目標

?  Time-Based：一刀砍掉無限拖延

l 目標書寫公式：目標=截止日期+任務內容+量化指標

二、 目標與結果的關系

l 目標是對未來結果的預期l “不合理”的目標才是真目標

2 案例：陳春花教授對于目標的反常識觀點

l 主動設定挑戰(zhàn)性的目標

2 案例：如何用一把尺子解決兒童營養(yǎng)健康問題

2 案例：從員工到經理vs從員工到資深老員工

l 拓展自己的舒適區(qū)：突破→拓展→提升

2 案例：只用“二指禪”打字的小李

l 一頁紙目標設定工具

三、 通過目標溝通會對齊目標

第二部分：工作計劃分解與溝通布置

一、 對于計劃的理解誤區(qū)

l 急于行動、疏于計劃

2 案例：疏于計劃的基建處老王

l 把目標拆解當計劃

2 案例：制定銷售計劃的張經理

二、 計劃是把目標翻譯成行動

沒有行動的計劃是無效的，沒有計劃的行動是致命的。

2 案例：怎么為劉總做計劃

三、 如何制定計劃

l 工作任務的結構分解l 計劃的五大要素

?  質量/目標

?  時間進度

?  預算/資源

?  風險預案

?  人員

l 工作進度的編制

2 案例：如何提高清掃工作的時間利用率

四、 如何做好計劃的溝通與布置

第四部分：工作任務的執(zhí)行與控制

執(zhí)行與監(jiān)控是共生共存的。沒有了執(zhí)行，控制就失去了對象；沒有了控制，執(zhí)行就好似蒙上了“眼睛”

一、 什么是執(zhí)行

執(zhí)行就是給出結果的行動

2 案例：黃忠在富池口之戰(zhàn)中是如何執(zhí)行誘敵深入的計劃的

l 態(tài)度不等于結果l 職責不等于結果l 任務不等于結果

二、 執(zhí)行中的問題和對應方法

l “忘了做”怎么辦

2 案例：“多線程”工作的文員小靜

?  把計劃翻譯成行程

?  工具：便簽、日歷、看板

l “拖延癥”怎么辦

2 案例：一寫報告就拖延的小桑

?  強化期限

?  創(chuàng)造環(huán)境

?  簡單入手

l “不會做”怎么辦

?  按照標準流程作業(yè)

2 案例：麥當勞怎么洗抹布

?  向老員工請教的正確姿勢

2 案例：小孫請教工作時的四個步驟

?  解決復雜問題的LEAD模型

2 案例：艱難搞定客戶的大李

三、 執(zhí)行過程中的控制

l 給自己設置監(jiān)控機制l 出現(xiàn)問題時的5Why分析法

2 案例：工序停產的真正原因

l 工作中熱爐法則

2 案例：上千萬業(yè)績的銷售小周為什么被開除

四、 如何進行實施中的反饋

l 不反饋≈沒有干l 向上反饋的三個要點

?  及時說明

?  結論先行

?  提供方案

l 向下反饋的兩個情景

?  正面反饋

?  改進反饋

第五部分：任務結束后的復盤

一、 什么是復盤

復盤是總結經驗、萃取規(guī)律的方法。

l 圍棋術語中的復盤含義

2 案例：李世石與Alphago的人機大戰(zhàn)

l 管理中的復盤含義

2 案例：柳傳志說“復盤”

二、 復盤的四個步驟

2 案例：小張是如何進行工作復盤的

l 回顧目標

?  分清目的與目標的不同

?  最好能確定出可量化的目標或具有里程碑性質的標志

?  事前所提目的、目標不清晰，復盤時追補清晰

l 評估結果

?  與原定的目標相比較，客觀分析意料之外的重要亮點或不足

?  亮點與不足同樣重要

?  多引入外部典型事實樣本

l 分析原因

?  分析成功因素時，多列舉客觀因素，精選真正的自身優(yōu)勢去推廣

?  分析失敗原因時，多從自身深挖原因，狠挑不足補短板

?  總結經驗（規(guī)律）尋求更廣泛的指導性，盡量不局限于就事論事

l 總結經驗

?  總結經驗要謹慎，總結規(guī)律更要小心

?  把一時一地的認識當成規(guī)律

三、 復盤溝通時的五個態(tài)度

2 案例：某企業(yè)復盤中的求實文化

l 開放心態(tài)l 坦誠表達l 實事求是l 反思自我l 集思廣益

備注：以上大綱僅供參考,實際授課根據(jù)企業(yè)需求適當調整。