“專業(yè)行政文秘/助理”培訓

“專業(yè)行政文秘/助理”培訓
 課程描述
數(shù)百年來，各行各業(yè)都有文秘工作，它是一項常青的、不可或缺的職業(yè)，也是當今很多年輕人向往的職業(yè)。文秘是領(lǐng)導的得力助手，接待、策劃會議、溝通、談判、公文寫作、函電、形象設(shè)計、公關(guān)關(guān)系都離不開文秘的工作。高水平的文秘工作是保證領(lǐng)導和組織工作效率的重要條件，文秘的形象更是代表著單位的整體形象。但做一個專業(yè)的、出色的秘書卻不是一件容易的事，需要通過職業(yè)化的訓練和實際工作的歷練才能完成。本課程專門針對目前職場專業(yè)文秘工作面設(shè)計，通過兩天系統(tǒng)化的梳理和強化，相信會給您最專業(yè)的職業(yè)指導。
學員獲益
1.了解專業(yè)秘書/助理的職責與角色，工作范圍與未來展望。
2.學習提升工作效率的技巧，包含檔案管理、時間管理、會議管理，以及上司的行程管理。
3.學習職場中的人際關(guān)系處理與溝通協(xié)調(diào)技巧，成為上司的得力助手。
4.學習專業(yè)秘書/助理的禮儀與應(yīng)對技巧，塑造專業(yè)的形象。
授課方式：啟發(fā)式互動教學、小組討論、案例分析、角色扮演、培訓游戲、模擬演練
課程時間：1天；6小時
授課對象：1～3年工作經(jīng)驗的初級秘書助理，及有志從事文秘工作的人士
 
課程大綱
一、九段秘書的角色認知、思維模式和意識要求
1.專業(yè)秘書/助理的定義與職業(yè)價值
行政人員的角色扮演：管家、助手、人際
企業(yè)需要什么樣的行政人員
2.認清秘書/助理的十四項職責
3.準確自我定位
初級：事務(wù)性文員
中級：事務(wù)性文員＋協(xié)助管理
高級：獨立管理＋事務(wù)處理
4.九段秘書能力實例
1)     一段秘書發(fā)通知
2)     二段秘書抓落實
3)     三段秘書重檢查
4)     四段秘書勤準備
5)     五段秘書細準備
6)     六段秘書做記錄    
7)     七段秘書定責任
8)     八段秘書追結(jié)果
9)     九段秘書做流程
5.專業(yè)秘書/助理的工作法則
擺正位置
積極主動
細心準確
嚴守機密
誠懇有禮
 
二、會務(wù)組織及管理的工作事項（會前、會中、會后）
一、會議面面觀
1．會議的重要性
2．會議的目的
3．會議的種類
4．會議的頻率
5．會議成本的計算
二、 跨越會議“陷阱”
1．[陷阱]會議太頻繁
2．[陷阱]會議時間太長
3．[陷阱]領(lǐng)導太獨裁
4．[陷阱]討論結(jié)構(gòu)松散
 
三、會議管理的前中后期工作注意點
一、開會前的準備工作
1．如何判斷會議是否舉行
2．會議準備的內(nèi)容
3．主持人如何做會議準備
二、成功會議的五種策略
1．如何做開場白
2．如何分配發(fā)言時間
3． 如何掌握議事進度
4．如何達成會議決策
三、 會議中的溝通與反饋技巧 
1．會議中的溝通技巧
2．會議中的反饋技巧
四、主持人的會議管理技巧 
1．傾聽技巧
2．講話技巧，如何調(diào)動參會人員積極性
3．情景模擬
五、 會議記錄
1．記錄者功能和勝任條件
2．對會議記錄的十大建議
3．團隊會議的誤區(qū)
六、 會后跟進
1．參會者如何進行會后跟進
2．主持人如何進行會后跟進
3．如何提高下次會議質(zhì)量
 
三、專業(yè)秘書/助理的接待禮儀與應(yīng)對技巧
1.商務(wù)用語禮儀
交談禮儀
接打電話禮儀與技巧
電子禮儀：電子郵件、手機、傳真等
2.商務(wù)往來禮儀
專業(yè)的接待態(tài)度
招呼技巧
介紹時的原則
握手技巧
交換名片
行進間、乘坐電梯、坐車的禮儀
不同的送客方式
拜訪的宜與不宜
饋贈禮儀
3.商務(wù)餐飲禮儀
中式：請客吃飯的藝術(shù)；桌位；點菜；上菜順序；敬酒；餐桌禁忌；奉茶
西式：桌位；餐桌禁忌；餐具；上菜次序；酒水和咖啡；自助餐
 
四、有效的向上溝通
1.文檔管理技巧
文檔管理的方法、原則及流程
高效名片管理-大大提升老板業(yè)務(wù)能力
如何運用信息科技進行客戶關(guān)系管理
高效助理秘書必備之文書管理技巧
如何成為全方位信息整合工作者
2.如何為上司與自己管理時間
80/20原理的應(yīng)用
優(yōu)先級的排定
避免秘書人員的時間管理陷阱
如何優(yōu)化上司的時間安排
3.上司出差行程管理技巧
行前安排
為上司搜集資料
制定完備行程表
 
五、團隊協(xié)作與人際溝通技巧
1.成功溝通的秘訣
溝通的定義
溝通的雙向性
保證溝通成功的三原則
2.有效職場溝通技巧
人際風格的類型：DISC工具導入
如何與上司溝通
如何與同事溝通
如何與客戶溝通
3.上司需要什么樣的秘書/助理：白骨精溝通高招
積極傾聽
同理心
正向引導法
贊美法
 
六、公文寫作
一、公文寫作基本知識
1. 公文的主題
2. 公文的材料
3. 公文的格式和布置
4. 公文寫作的表達方式
二、公文寫作試練習
1. 會議紀要
2. 講話稿
3. 通知
 
七、辦公室行政管理
1. 辦公室環(huán)境的管理
2. 辦公室用品的管理
3．辦公室綠植的管理
 
八、個人時間及計劃管理
1. 你的時間夠用嗎？
2. 時間管理的6大法則
3. 個人工作計劃的安排技巧
 
九、結(jié)束語
1.分享與回顧
2.行動計劃