行政管理能力提升

行政管理能力提升
 
課程背景：
你是否常常做足了99分，卻因為1分的失誤而被眾人指責？
你是否常常忙的灰頭土臉、腳不沾地，卻感覺自己做的事情在大家眼中價值不大？
你是否想了解作為一名行政管理Leader如何快速成長？
想成為上司的得力助手，卻不知如何才能做得優(yōu)秀？
輔助上司的工作，很多時候不知道如何去行使“權力”？
遇到跨部門的溝通、協(xié)調問題，總是困難重重？
整天忙得暈頭轉向，卻只有苦勞沒有功勞，如何讓行政管理工作更有效率？
為此，我們特別為存在上述行政管理工作困擾的人士量身定做了本次課程，通過幾天的分模塊訓練，全方位提升行政管理人員的職業(yè)化認知水平和實操能力。為明確的目標而努力，不再做渾渾噩噩的打雜小伙計。
 
課程收益：
●落到實處，將繁雜的行政管理工作化繁為簡，掌握更容易落地的方法；
●學習金字塔原理，提升結構化常用公文寫作技巧；
●學會策劃和組織大型會議與活動，辦公設施與日常用品的管理；
●掌握企業(yè)文化建設的流程和方法；
●創(chuàng)新舉措，將容易有紕漏的工作萃取創(chuàng)新的可行性合理提議；
●賦能自身，心智成長，意識提升自驅力；
● 學習時間管理、情緒與壓力管理，基于不同性格類型的溝通技巧；
●前沿理念和趨勢落實到認知和工具運用上：
●行政的數(shù)字化、信息化管理建立得制度化、標準化和規(guī)范化。
 
課程時間：2天，6小時/天
課程對象：行政經(jīng)理、行政文員、行政助理
課程方式：啟發(fā)式互動+小組討論+案例分析+角色扮演+模擬演練+團隊共創(chuàng)
 
課程大綱
第一講：行政崗位的使命：決定你的高度與格局
一、行政崗位性質與服務意識
1. 有沒有服務意識—服務就是為別人工作！
案例分析：“我就是干服務的”，從開車看是什么段位的“司機”
2. 有沒有正確的服務意識—自知之明、善解人意、無微不至、不厭其煩
二、行政崗位主要職責與工作任務
1. 基層、中層、高層行政管理工作重點不同
案例分享：行政秘書分九段
2. 按金字塔結構畫出邏輯，按重要和共性程度優(yōu)選
三、行政人員的任職資格條件
四、行政管理工作的考核特點
 
第二講：行政數(shù)字化和信息化管理
一、Digital Management（數(shù)字化管理）VS信息化管理
1. 建立原則：服務對象是誰？
2. 系統(tǒng)運作心態(tài)：老板心態(tài)
3. 系統(tǒng)工作目標：及時準確
二、行政的數(shù)字化、信息化管理建立的基礎
1. 制度化、標準化和規(guī)范化，摒除人力因素
2. 透明化、公開化，全程可追溯的流程固化
三、數(shù)字化管理做得差，容易造成的現(xiàn)象
四、統(tǒng)計系統(tǒng)流程
第一步：數(shù)字采集
1）標準化管理和全流程管控
a確定公司的方向和策略
b確定記錄文檔的規(guī)范
c確定部門內上下級和部門的工作聯(lián)系
d確定部門內部的規(guī)范和流程（保證）
2）人員架構安排
3）數(shù)據(jù)流程
4）采集明細
第二步：數(shù)據(jù)處理、匯總、分析
案例分析：常遇廁紙沒有了，行政如何通過數(shù)字化管控？
第三步：調取數(shù)據(jù)制作報表
五、數(shù)字化管理工作流程及職能
案例分享：企業(yè)和政務數(shù)字化的標桿
 
第三講：行政管理落到實處
一、行政管理制度的建立與推行
1. 如何做到“有法可依”？如何查找制度漏洞？
2. 如何做到“有法必依”？如何建立意識？如何引導共同參與共創(chuàng)？
3. 如何做到“執(zhí)法必嚴”？除了罰款，還有什么方式更有效？
4. 如何做到“違法必糾”？糾的尺度和正負激勵的先后
二、環(huán)境管理（備選）
1. 辦公環(huán)境要素：綠化、空氣、光線、安全、設備、聲音、色調
2. 辦公室布置原則：規(guī)范與美觀的平衡
3. 5S管理
三、辦公文檔、辦公設施與日常用品的管理（備選）
1. 不同文檔的具體管理方法：信件、文書、電子文檔、名片等
2. 辦公設備和公共設施的日常管理
3. 文具等辦公用品的采購和預算
4. 固定資產(chǎn)管理
四、行政崗位創(chuàng)新管理
小組討論：難有亮點卻容易有紕漏的工作，如：車輛、食堂、保安…萃取創(chuàng)新的可行性合理提議。
五、公共關系管理（備選）
1. 如何與媒體共舞：自媒體、網(wǎng)絡媒體下的新變化
2. 如何與政府溝通：八項規(guī)定和六項禁令后
3. 面對突發(fā)公關事件的軟處理與硬處理
 
第四講：行政人員的時間管理
測試：自己效率高低
一、行政管理中，對效益而言，效能、效率和勤懇哪個更重要？
1. 關注效能，要事第一
案例：沙、石、水的實驗深挖：你心中的巨石為何是我的沙？
2. 關注效率，一次做對
討論：影響效率的內外因
3. 關注勤懇，目標牽引
二、改善五法
方法一：計劃與效率提升
實驗：三組徒步的啟示
1）計劃的內容：5W2H故事詮釋
案例：10分鐘提高效率50％！——25000美金的投資
方法二：工作流程與效率提升
1）行政的流程優(yōu)化是個持續(xù)不斷的工作過程
討論：收集對現(xiàn)有流程的不足之處，思考優(yōu)化的方向和目標，如何固化、深入人心，執(zhí)行到位
方法三：明確分工與效率提升
案例：流水線分工協(xié)作的優(yōu)勢、西游記裁員
方法四：有效激勵/記錄與效率提升
1）動機是激勵的前提
2）無論在哪辦公：激勵結果，關注過程
3）反對記錄時間使用狀況的原因
案例：我的實踐-做記錄和計劃，今天的記錄分析
方法五：創(chuàng)新方法與效率提升
1）工具創(chuàng)新
2）杠桿創(chuàng)新
3）細節(jié)創(chuàng)新
4）疊加并行
5）打破固有思維定式
三、時間管理的具體實施
1. 設定事項清單（設定目標）
討論：做好分配，提高效率&創(chuàng)造想要的生活，哪個是前提？
2. 排定優(yōu)先順序（來源于長期目標！）
3. 時間安排（再次設定完成期限）
4. 具體實施（提高效率）
5. 效果檢視（每晚回顧）
四、四象限實用小貼士：轉發(fā)信息三篩子“真善重”
試驗：人一生能創(chuàng)造價值的時間有多久？
練習：《下周的行政工作安排》
 
第五講：行政工作中的溝通技巧
一、自我溝通測試及差距要項
1. 時代發(fā)展看心智紅利
模型解讀：成就績效影響因素
二、溝通的定義和完整的過程
1. 結構化反饋
2. 深度傾聽的力量：體語形式+語言形式
模型解讀：社會我、自然我與有無意識溝通的差異
三、溝通過程中的障礙
1. 個人因素：心智層面（心理投射測試）
模型解讀：高中低心智行為表現(xiàn)
2. 環(huán)境因素：情境主義（兩次績效面談不同效果）
三、溝通三要素
1. 聽：深度傾聽=閉嘴+復述+求證
2. 說：三明治式贊美
案例：對不同的績效提升點進行贊美
3. 問：封閉型與開放型問題對比（圖表）
四、人際溝通
模型解讀：鄧寧曲線解讀每個階段的溝通直到高心智溝通（持續(xù)平衡高原）
DISC圖表：人際風格四大分類
1. DISC溝通風格及其優(yōu)勢和局限
診斷測試：《我是哪種溝通風格？》
2. 分析及總結四種風格溝通策略
小組討論：《如何與不同風格的人溝通》
3. 心智高低與情商高低表現(xiàn)模型
五、行政人員組織內的溝通
1. 正式溝通：上傳、下達、平級溝通間容易出現(xiàn)的沖突
2. 非正式溝通的力量
3. 怎樣與領導進行溝通
1）請示匯報的程序和要點
2）與各種性格的領導打交道的技巧
4. 行政人員跨部門協(xié)作
1）溝通氛圍
2）換位思考
3）共同目標
4）責任體系
 
結語：行政的問題解決有科學和藝術兩面性：一方面要會科學理性的分析、思考、掌握工具解決；一方面要懂藝術感性的為人處事之道。

　　中華企管培訓網(wǎng)特聘講師，資深營銷專家，中國十大營銷培訓師之一。有著十五年血雨腥風企業(yè)實戰(zhàn)經(jīng)歷,五年咨詢培訓式經(jīng)驗。他曾經(jīng)在多家中外著名企業(yè)供職，自己還曾兩次創(chuàng)辦過企業(yè)。劉老師是創(chuàng)新思維之父：愛德華·德博諾大師2002年4月認證的中國首批思維講師。劉老師對思維方法有深入研究和訓練。他有刀片般的銳利思維，在界定問題，分析問題，解決問題時非常條例化深刻和快速。這無疑在咨詢“把脈”和營銷培訓中給企業(yè)帶來很大價值。

　　曾任德國Intershop公司中國區(qū)首席代表，北京迪奧科技公司總經(jīng)理，藍籌投資咨詢公司總經(jīng)理，聯(lián)想中望公司營銷主管，美國Compuware公司中國區(qū)渠道銷售經(jīng)理，東華公司客戶經(jīng)理等職務。

　　劉老師總結多年在營銷工作失敗和成功實戰(zhàn)經(jīng)驗，并有機地結合了西方科學的營銷管理方法，獨創(chuàng)了具有中國特色的快速制造訓練營銷人才培訓咨詢體系。是企業(yè)快速培養(yǎng)訓練初中高各級營銷人員的專業(yè)系統(tǒng)方法。劉老師精品課程《智奪三部曲》銷售實戰(zhàn)情景訓練，是最實戰(zhàn)最有效的銷售培訓課程。本課程曾連續(xù)三年舉辦公開課及企業(yè)內訓幾百場，得到了數(shù)千學員高度好評。