行政工作統(tǒng)籌管理（舒薇）

【第一天上午】
一、關(guān)于行政統(tǒng)籌的基本認知
1、當(dāng)前環(huán)境下行政管理的轉(zhuǎn)型實戰(zhàn)管理訓(xùn)練專家  舒薇
（1）從管家型到樞紐型
（2）從經(jīng)驗管理到科學(xué)管理
（3）從被動執(zhí)行到主動推進
2、行政統(tǒng)籌的績效價值
（1）協(xié)調(diào)的功能
（2）優(yōu)化的功能
（3）執(zhí)行的功能
（4）服務(wù)的功能
3、行政管理工作的困擾及其應(yīng)對
（1）工作內(nèi)容和效果的無形性
（2）任務(wù)的被動性和突發(fā)性
（3）外界對其管理效果評價的主觀性
（4）管理特征的政策性和協(xié)調(diào)性
4、行政統(tǒng)籌管理的領(lǐng)域
（1） 硬件—辦公環(huán)境、辦公設(shè)施、后勤資源
（2）軟件—管理效率、工作流程、預(yù)見性管理
（3）人員—工作心態(tài)、服務(wù)意識、習(xí)慣、個性
5、審視行政部門存在的價值
（1）努力發(fā)現(xiàn)業(yè)務(wù)部門的需求- 避免被邊緣化
（2）努力滿足企業(yè)運作的核心需求－被高層所依賴
（3）努力創(chuàng)造企業(yè)和業(yè)務(wù)部門的需求－凸顯自身價值

【第一天下午】
二、企業(yè)運營的統(tǒng)籌管理
1、事務(wù)性工作的統(tǒng)籌管理體系
（1）建立管理法規(guī)
（2）量化管理標(biāo)準(zhǔn)
（3）制作點檢工具
（4）完善抽查記錄
2、辦公環(huán)境的統(tǒng)籌管理
（1）辦公環(huán)境管理的特點和難點
①繁雜、瑣碎
②突發(fā)性、被動型
（2）如何保證管理的有效性
①使任務(wù)可視化－除去感覺和經(jīng)驗導(dǎo)致的盲區(qū)
②制作管理工具－降低檢查和監(jiān)督的成本
③建立工作標(biāo)準(zhǔn)－保證執(zhí)行過程的可操行性
（3）有效管理標(biāo)準(zhǔn)的特征
①可衡量－能夠量化到點
②可檢驗－不能產(chǎn)生爭議
③可追溯－便于檢查監(jiān)督
（4）管理效果的檢驗
①復(fù)雜的事情簡單化
②簡單的工作流程化
③讓經(jīng)驗可以復(fù)制
④降低對人的依賴
演練：行政事務(wù)管理工具的演示及制作
案例：洗手間管理文化
3、其他行政事務(wù)的管理規(guī)范
（1）飯?zhí)霉芾硪?guī)范（作業(yè)、衛(wèi)生、安全、采購）
（2）保安管理規(guī)范（培訓(xùn)、安全、工作標(biāo)準(zhǔn)）
（3）公務(wù)車管理規(guī)范（司機培訓(xùn)、考核）
（4）前臺管理規(guī)范（禮儀、標(biāo)準(zhǔn)化）

【第二天上午】
4、會議籌劃與管理
（1）會議的行政籌劃與準(zhǔn)備
①企業(yè)會議類型
②各類會議的籌劃要點
③會議席位的禮賓次序
④為效果服務(wù)的幾種會場模式
（2）行政例會效果的管理與控制
①摩氏會議效果評鑒法
②科學(xué)的會議紀要模板
③會議決議的跟進和督辦

三、跨部門工作任務(wù)的統(tǒng)籌管理
1、行政溝通協(xié)調(diào)的困擾和難點
（1）垂直指揮系統(tǒng)的作用有限，缺乏強制力
（2）職能分工不合理，導(dǎo)致部門利益沖突
（3）職權(quán)劃分不清晰,有責(zé)任盲點或空白區(qū)
（4）組織資源稀缺，導(dǎo)致無序競爭和掠奪
（5）人性的弱點---盡可能把責(zé)任推給他人
2、科學(xué)管理的思路與方法
（1） 科學(xué)代替經(jīng)驗，用清晰的工作流程避免責(zé)任的盲區(qū)
（2）理性代替感性，用清晰的任務(wù)劃分避免部門間推諉
（3） 高效率代替隨意性，用重組和優(yōu)化手段避免工期延誤
3、情景演練：企業(yè)年會統(tǒng)籌策劃案、科學(xué)的會議統(tǒng)籌流程
（1）分解任務(wù)－使大型任務(wù)變成每一項清晰具體的活動
（2）制作工作包－明確各協(xié)作部門的管理責(zé)任和資源配置
（3）制作管理網(wǎng)絡(luò)圖－各項任務(wù)的完成時限和相互制約的關(guān)系清晰化
（4）關(guān)鍵任務(wù)管理— 保證監(jiān)督檢查和特殊問題統(tǒng)籌到位

【第二天下午】
四、有效的行政溝通與協(xié)調(diào)
1、構(gòu)建企業(yè)的溝通網(wǎng)絡(luò)—提升部門管理威信
（1）建立清晰的管理系統(tǒng)－明確企業(yè)的匯報關(guān)系
（2）健全正式溝通路線－保證信息的權(quán)威性和嚴肅性
（3）建立正向的溝通渠道－傳遞公司的文化和管理主張
2、有效的對上溝通－獲得領(lǐng)導(dǎo)信任
（1）學(xué)會聽懂上級說話，不要想當(dāng)然
（2）問好問題，了解領(lǐng)導(dǎo)的真正需求
（3）有效表達，提高建議的采信率
（4）積極互動，引導(dǎo)上級的正確思路
（5）主動補臺，適應(yīng)不同上級的行為風(fēng)格
（6）嚴格職場操守，不參與辦公室政治
（7）承接任務(wù)三步驟
（8）工作匯報四原則
（9）接受指令五步法
3、有效的橫向溝通－獲得他人支持
（1）用好非職務(wù)權(quán)力，增強個人影響力
（2）分析對方的利益，啟動對方需求
（3）踩住對方的動力點，銷售你的主張
（4）了解并消除對方顧慮，促使對方參與
（5）衡量雙方優(yōu)先級，找到最大公約數(shù)

五、行政管理案例和工具、課程內(nèi)容總結(jié)與回顧

講師介紹：
實戰(zhàn)管理訓(xùn)練專家  舒薇

實戰(zhàn)經(jīng)驗
具有20余年企業(yè)管理經(jīng)驗，長期致力于客戶服務(wù)管理、行政工作管理、人力資源管理、員工培訓(xùn)管理工作，曾任香港上市公司副總經(jīng)理、培訓(xùn)總監(jiān)、人力資源總監(jiān)、行政總監(jiān)等職務(wù)。
她擁有10多年的現(xiàn)場授課經(jīng)驗，善于借鑒國外先進的培訓(xùn)理念和培訓(xùn)技巧。其課程設(shè)計即具有行業(yè)的前瞻性，又能密切結(jié)合企業(yè)實際問題，提煉出最貼切學(xué)員需求的課程結(jié)構(gòu)。在課程進行之中，能夠根據(jù)學(xué)員現(xiàn)場提出的問題，做出積極的反應(yīng)和判斷，提供有效的解決方案或有說服力的案例供學(xué)員借鑒，令學(xué)員在有限的時間內(nèi)提高解決問題的能力，進而形成科學(xué)、系統(tǒng)的思維方法。
專業(yè)背景
工商管理學(xué)博士，早年任教于國內(nèi)著名商學(xué)院，清華大學(xué)繼續(xù)教育學(xué)院與美國阿拉莫學(xué)習(xí)系統(tǒng)授證培訓(xùn)師，系統(tǒng)接受過美國管理協(xié)會（AMA）領(lǐng)導(dǎo)力、行政管理等專業(yè)培訓(xùn)。
授課特點
善于借鑒國外先進的培訓(xùn)理念和培訓(xùn)技巧，高效調(diào)動各種類型的學(xué)員參與互動，課堂氣氛活躍；思路清晰，邏輯嚴謹，語言富有感染力。
主要課程
從防患未然到亡羊補牢－客戶服務(wù)管理、行政統(tǒng)籌與辦公室管理、服務(wù)團隊的建設(shè)與管理、高效能的時間管理與工作統(tǒng)籌、商務(wù)演講與產(chǎn)品呈現(xiàn)技巧、TTT成為優(yōu)秀的內(nèi)訓(xùn)師系列……
服務(wù)客戶
西門子、BP石油、南方航空、中國移動、本田……