《行政大管家的修煉》

行政大管家的修煉 課程

講師：刁東燕

課 程 綱 要

【課程名稱】《行政大管家的修煉》

【課程背景】

搞好服務(wù)，當(dāng)好管家，是對行政人員的一個(gè)非常貼切的描述。在大家的意識里，行政就是負(fù)責(zé)后勤保障，沒有什么具體的技術(shù)含量。完成領(lǐng)導(dǎo)交代的工作，完成部門間的協(xié)調(diào)工作，做好上傳下達(dá)就可以了。其實(shí)，作為一名優(yōu)秀的行政管理人員，他不僅僅是完成交代交辦的工作，更重要是行政管理的系統(tǒng)梳理工作，部門協(xié)調(diào)溝通的工作，協(xié)助業(yè)務(wù)部門完成績效。做到潤物細(xì)無聲的行政狀態(tài)。然而行政人員常見的問題：

員工工作不積極，讓干啥干啥，缺乏內(nèi)動(dòng)力；

破罐子破摔，每天都是無所謂的狀態(tài)；

欠缺表達(dá)及基本的商務(wù)禮儀的素養(yǎng)；

工作虎頭蛇尾，沒有計(jì)劃，惡性循環(huán)；

工作能力不系統(tǒng)，不得法；

抗壓力低，玻璃心……

針對上述問題，如何讓行政人員構(gòu)建職場角色認(rèn)知，提升職業(yè)素養(yǎng)、并形成行政人員的學(xué)習(xí)地圖，不斷學(xué)習(xí)，不斷成長，全面、系統(tǒng)地幫助學(xué)員構(gòu)建積極陽光的職場心態(tài)，掌握職場素養(yǎng)和基本技能。從而達(dá)到企業(yè)績效與個(gè)人職場目標(biāo)的雙贏。

【課程收益】

l  掌握行政人員的職場角色定位，構(gòu)建學(xué)習(xí)地圖；

l  幫助員工調(diào)試職場心態(tài)，明確職業(yè)發(fā)展與組織發(fā)展的關(guān)系；

l  培養(yǎng)積極的職場心態(tài)，主動(dòng)積極做事，提高執(zhí)行力；

l  掌握釋放壓力，調(diào)整情緒的核心技法；

l  掌握有效溝通技巧和領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)的方法；

l  掌握表達(dá)呈現(xiàn)的技巧和方法；

l  掌握面對問題解決問題的思路及方法；

【課程對象】行政管理人員

【授課方式】理論講授、小組討論、視頻學(xué)習(xí)（多種教學(xué)法）

【課程時(shí)長】2天，6小時(shí)天 （可根據(jù)企業(yè)需求調(diào)整）

【課程大綱】

引言：每一位辦公室主任都應(yīng)該具備成長型思維；

引言：

- 什么是學(xué)習(xí)？為什么要學(xué)習(xí)？

案例分析：市場化后的小王和老趙

- ETP介紹及分析

案例分析：職業(yè)發(fā)展與組織發(fā)展的關(guān)系

行政人員能力提升的CASK學(xué)習(xí)地圖

行政意識

行政態(tài)度

行政技能

行政知識

一、行政人員的角色和職責(zé)

1.            行政人員的三大角色

- 討論：我是誰

- 角色的背后是責(zé)任

- 職業(yè)發(fā)展的五個(gè)方面：責(zé)任是基礎(chǔ)

2. 行政人員需要具備的素養(yǎng)

3. 行政人員的主要職責(zé)

4. 做好行政工作的關(guān)鍵能力

- 溝通能力

- 協(xié)調(diào)能力

- 執(zhí)行能力

5. 九段行政的修煉

- 討論：九段秘書贏在哪里？

- 自我檢查：我是幾段秘書

二、行政人員的職業(yè)素養(yǎng)

討論：什么是職業(yè)？

討論：什么是職場？

1.            金牌員工與傳統(tǒng)員工的三大區(qū)別

2.            團(tuán)隊(duì)中的八類人

- 信息者

- 落實(shí)者

- 發(fā)起者

- 批評者...

- 現(xiàn)場測評+解讀

- 城鎮(zhèn)會(huì)議：角色與工作的關(guān)系

3. 職業(yè)角色的定位

n  職業(yè)定位模型：職業(yè)定位、職業(yè)優(yōu)勢與職業(yè)價(jià)值

n  霍蘭德的職業(yè)定位

- 實(shí)操演練：找到你的興趣島

n  霍蘭德六型解析

- 工具測評：霍蘭德職業(yè)測評之感興趣的活動(dòng)

4. 職業(yè)心態(tài)是支撐

n  人生職場三個(gè)圈

n  常見的三種職場心態(tài)（現(xiàn)場測評）

n  如何調(diào)整三種心態(tài)？

   - 職場適應(yīng)

   - 職場焦慮

   - 職場失落

n  職場人應(yīng)該具備的職場心態(tài)：

- 感恩之心

- 老板之心

- 責(zé)任之心

- 空杯之心

5. 職業(yè)素養(yǎng)是資本

n  討論：什么是職業(yè)素養(yǎng)

n  案例分析：東山再起的史玉柱

6. 職業(yè)能力是油門

n  職業(yè)能力的三個(gè)層次：知識、技能、才干

- 案例研討：客戶經(jīng)理的能力

n  職場競爭力模型- 冰山理論

- 案例研討：你的努力還沒有到拼才干的地步

三、行政人員的技能

1.     有效溝通，讓自己游刃有余

n  溝通的重要性

n  職場中常見的溝通誤區(qū)

n  溝通與人際關(guān)系

n  溝通視窗解讀

   - 案例分析：你在哪里？

n  溝通的三個(gè)前提

- 研討：西游記

n  如何跟領(lǐng)導(dǎo)溝通

- 1357法則

- 122模型

- 四種常見匯報(bào)模型

?  方案選擇匯報(bào)

?  問題匯報(bào)

?  項(xiàng)目進(jìn)展匯報(bào)

?  年終總結(jié)

2.     目標(biāo)與計(jì)劃執(zhí)行

n  討論：什么是目標(biāo)？

n  目標(biāo)與個(gè)人的關(guān)系，與組織的關(guān)系？

n  目標(biāo)的基本原則

- SMART原則

- 案例：這個(gè)目標(biāo)合格嗎？

n  工作目標(biāo)分解

- 目標(biāo)分級和措施分解

- wbs工具學(xué)習(xí)

- 現(xiàn)場訓(xùn)練：分解工作

n  計(jì)劃的五個(gè)核心

- 策略

- 進(jìn)度

- 人

- 質(zhì)量

- 突發(fā)預(yù)案

- 一頁紙項(xiàng)目管理法

3.     問題分析與解決

- 討論：什么是問題？

- 問題的三個(gè)基本要素

?  問題是想象

?  問題是機(jī)會(huì)

?  問題是障礙

- 常見的問題的挖掘的方法：

?  5why

?  魚骨圖

?  思維導(dǎo)圖

?  金字塔結(jié)構(gòu)

- 精準(zhǔn)表達(dá)你的問題

?  一句話問題表達(dá)

?  問題表達(dá)的五要素

?  訓(xùn)練：表達(dá)問題

- 問題解決

- 問題解決的常見工具

?  六頂思考帽

?  頭腦風(fēng)暴

?  城鎮(zhèn)會(huì)議

?  訓(xùn)練：問題解決

- 問題的呈現(xiàn)

現(xiàn)場演練：設(shè)計(jì)2020年的企業(yè)年會(huì)

四、行政人員的知識- 商務(wù)禮儀

一、)商務(wù)禮儀之道

1.     我們?yōu)槭裁匆獙W(xué)禮儀

2.     職場禮儀的核心：規(guī)則與尊重

3.     規(guī)則對職場人的重要性

-      職業(yè)發(fā)展的資本

-      待人接物的根本

4.     禮儀的三個(gè)維度和四個(gè)基本原則

5.     職業(yè)形象的具體原則和要求

二、)商務(wù)著裝：服裝是你的無聲名片

1.     禮儀是身份，服飾體現(xiàn)修養(yǎng)

2.     你不重視著裝，別人也不重視你

3.     TPO法則：正確著裝三要素

4.     男士商務(wù)場合的著裝法則

5.     女士商務(wù)場合的著裝法則

三、)儀容禮儀：好的儀表是一張通行證

1.     面容修飾是儀容美的重頭戲

2.     好的儀容是一種好習(xí)慣

3.     如何保持面部整潔

4.     得體化妝，注意四個(gè)基本原則

5.     別讓表情出賣你的禮儀

6.     發(fā)型禮儀注重五符合

7.     不容忽視的儀容細(xì)節(jié)

四、)儀態(tài)禮儀：舉止體現(xiàn)氣質(zhì)修養(yǎng)

1.     學(xué)禮儀從站姿開始有講究

2.     優(yōu)雅走姿的要求

3.     標(biāo)準(zhǔn)坐姿

4.     蹲姿有講究

5.     手勢禮儀知多少

6.     待人接物的儀態(tài)要注意哪些

7.     不容忽視的儀態(tài)細(xì)節(jié)

五、)相識禮儀：得體的談吐為你加分

1.     介紹禮儀，走向熟悉的第一步

2.     禮貌用語，拉近彼此的距離

3.     小名片大學(xué)問

4.     握手禮儀，尊重對方從掌心開始

六、)商務(wù)拜訪接待禮儀：做客有禮，待客有道

1.     明白接待的規(guī)格和級別

2.     如何讓客人感受到尊重

3.     待客要熱情“三到”

4.     宴席上的接待禮儀

5.     正確陪行有講究

6.     做好拜訪前的預(yù)約

7.     飲茶禮儀：斟茶與敬茶體現(xiàn)修養(yǎng)

8.     飲咖啡禮儀：輕緩啜飲不出丑

9.     送客禮儀：做好“身送七步”

七、)商務(wù)通訊禮儀：禮儀在訊號間傳遞

1.     書面溝通要做到6W

2.     撥號電話前應(yīng)做到哪些準(zhǔn)備

3.     正確使用電話的禮貌用語

4.     如何掌握好手機(jī)禮儀

5.     電子郵件溝通也不是隨便聊

6.     案例分析：一封沒有及時(shí)回復(fù)的電子郵件

五、行政人員的知識- 會(huì)議管理

提高會(huì)議效能的A+V+E

案例分析：日本會(huì)議變革

1. 從會(huì)議七要素的角度提升會(huì)議效能

-明確議題

-議程清晰

-精選參與人

-指定主持人

-做好會(huì)議記錄

-選擇合適的時(shí)間

-選擇合適的地點(diǎn)

實(shí)踐演練：2017中高管管理會(huì)議

2. 從會(huì)議過程提升會(huì)議效能

-會(huì)前的準(zhǔn)備

?  現(xiàn)場的布置

?  座位擺放

?  資料的準(zhǔn)備

?  物品的準(zhǔn)備

?  主持人溝通

?  現(xiàn)場設(shè)計(jì)會(huì)前準(zhǔn)備清單

-會(huì)中的控制

?  主持人會(huì)議時(shí)間節(jié)點(diǎn)的控制

?  用規(guī)則控制時(shí)間

?  用工具控制時(shí)間

?  會(huì)議中跑題怎么辦？

?  會(huì)議中爭吵怎么辦?

?  會(huì)議中大家沉默不語怎么辦？

-會(huì)后的跟蹤

?  行動(dòng)計(jì)劃清單

?  設(shè)定專項(xiàng)責(zé)任人

?  現(xiàn)場復(fù)命的程序

實(shí)踐演練：制定會(huì)議流程管理（SOP）

工具：會(huì)議點(diǎn)檢表、會(huì)議安排表、會(huì)議統(tǒng)籌表

備注:以上大綱僅供參考,實(shí)際授課根據(jù)企業(yè)需求適當(dāng)調(diào)整

刁東燕老師

?講師背景

n  歷任外資、民營企業(yè)高管

n  丹麥上市公司商學(xué)院操盤人

n  AACTP國際注冊培訓(xùn)師

n  國家專項(xiàng)心理健康指導(dǎo)師

n  HMD健康管理師、家庭健康指導(dǎo)師

n  CCDM職業(yè)生涯規(guī)劃師

n  中國移動(dòng)EAP督導(dǎo)師

n  中鐵北京工程局心理輔導(dǎo)教練

n  清華大學(xué)、林業(yè)大學(xué)MBA班客座教授

n  前程無憂特邀專家

?職業(yè)背景

歷任丹麥某上市公司商學(xué)院操盤人、運(yùn)營經(jīng)理、銷售經(jīng)理，新加坡花旗銀行咨詢顧問，韓國圃美多高級顧問兼講師，國內(nèi)最大家具品牌商學(xué)院顧問。十幾年職場經(jīng)驗(yàn)，兩年海外工作經(jīng)歷，曾親歷某知名壽險(xiǎn)公司、某國有銀行，某上市教育平臺，中糧集團(tuán)內(nèi)訓(xùn)師系統(tǒng)、管理體系打造。職業(yè)經(jīng)驗(yàn)豐富，理論與實(shí)際結(jié)合，課程呈現(xiàn)充滿激情，被譽(yù)為：“親和力與爆發(fā)力并存”的女老師。從2015年開始，從事職業(yè)發(fā)展咨詢工作，并獨(dú)立接受個(gè)案咨詢，期間介入企業(yè)EAP建設(shè)，建立EAP門診，助力員工提升職場幸福。

?授課特點(diǎn)

啟發(fā)性：引導(dǎo)催化學(xué)員，深挖自身，由表及里，引發(fā)思考，尤其擅長引導(dǎo)學(xué)員思維方式；

輕松性：授課風(fēng)格以“輕松活潑、幽默風(fēng)趣”著稱；追求學(xué)中練，練中體驗(yàn)的身心核心的感受；

實(shí)用性：圍繞從實(shí)踐中來到實(shí)踐中去的理念，發(fā)現(xiàn)挑戰(zhàn)、面對挑戰(zhàn)，跨越挑戰(zhàn)，讓學(xué)員產(chǎn)生共鳴；